KEY-ORGANIZER
Software zur Schlüsselverwaltung
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Erste Schritte im Key-Organizer

Auf unserer Download-Seite können Sie stets die aktuellste Version herun­ter­laden, ohne Regis­trierung.

Nach dem Start des Programms er­scheint die Benutzer­anmeldung. Hiermit sind nur Benutzer inner­halb Ihrer Firma ge­meint, die Sie bei Bedarf selbst im Programm an­legen können. Solange Sie keinen Be­nutzer ange­legt haben, klicken Sie einfach ohne Passwort­eingabe auf den Ok-Button.

Karteireiter

Im Programm sehen Sie dann eine Reihe von Kartei­reitern: Gebäude, Türen, Schlüssel, Mitar­beiter. Mit Mitar­beitern sind hier Schlüssel­empfänger ge­meint. Weitere Kartei­karten lassen sich über das Haupt­menü „Ansicht“ an­zeigen: Schließ­zylinder, Schlüssel­schränke.


Die Karteikarten stehen immer gleichzeitig zur Verfügung, d.h. Sie brauchen nicht erst eine Ansicht zu schließen, um in eine andere Ansicht gelangen zu können.

Auf den Kartei­karten sind die Bereiche nach dem gleichen Prinzip auf­ge­baut: Links oben sehen Sie eine Liste der jewei­ligen Stamm­daten (z.B. alle Schlüssel), rechts davon steht eine Eingabe­maske mit allen Details zu einem Ein­trag (wenn Sie in der Liste einen Ein­trag ange­klickt haben).

Im unteren Fenster­bereich sehen Sie die Be­ziehungen zu anderen Stamm­daten, also z.B. die Schließ­möglich­keiten zu Zylindern und Türen, oder die Liste der Schlüssel­besitzer.

Schlüssel und Empfänger eingeben

Über jeder Eingabe­maske gibt mehrere Buttons - auf jeden Fall immer den „Neu“-Button. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Daten­satz einzu­geben, z.B. einen Schlüssel oder eine Person. Sie brauchen nicht alle Eingabe­felder auszu­füllen. Es genügt, wenn Sie im ersten Feld einen Namen ein­ge­ben, z.B. eine Be­zeich­nung für einen Schlüssel, eine Tür oder den Namen einer Person.

Speziell bei Schlüsseln und Schließ­zylindern macht es Sinn eine Schließ­anlage auszu­wählen, zu welcher der Schlüssel oder Zylinder ge­hört. Die Bezeich­nungen von Schließ­anlagen können Sie ein­tragen über das Haupt­menü: Bearbeiten > Schließ­anlagen. Dort können Sie z.B. den Her­steller der Anlage ein­geben oder die Nummer der Schließ­anlage. Man könnte auch Pseudo-Schließ­anlagen an­legen, z.B. für Spinde, Wert­fächer oder „sonstige“ Schlüssel, die nicht zu einer echten Tür­schließ­anlage ge­hören.

Nach einer Neueingabe oder Änderung klicken Sie oben auf den Speichern-Button. Wenn Sie min­destens eine Person und einen Schlüssel einge­geben haben, kann ein Schlüssel an eine Person über­geben werden ...


Für eine Übergabe wählen Sie auf der Schlüssel-Karteikarte den ge­wün­schten Schlüssel aus, und auf der Mitarbeiter-Karteikarte den Empfänger. Dann bitte oben rechts auf den „Ausgeben“-Button klicken. Dies führt Sie zu der Übergabe-Karteikarte, wo Sie weitere Informa­tionen ein­geben können.

Das Feld „Kennung“ ist für eine laufende Nummer des Schlüssel­exemplars ge­dacht (optional). Durch Angabe einer „Frist“ er­innert Sie das Programm an eine fällige Rückgabe.

Die Option „Quittung“ erzeugt den Ausdruck (PDF) eines Schlüssel­übergabe­protokolls nur für diesen einen Schlüssel. Alternativ er­zeugt die „Übersicht“ einen Aus­druck mit allen Schlüsseln, die dieser Empfänger be­sitzt. Mit dem Unter­schreiben (auch digital per Signatur-Pad) be­stätigt der Empfänger somit alle seine aktuellen Schlüssel.

Durch „Ausführen“ ist die Übergabe im Programm voll­zogen und wird auf den Kartei­karten aufge­listet. Dort finden Sie den Button „Rücknahme“.

Schlüssel mit Türen verknüpfen

Zum Nachhalten von Schlüssel­übergaben ist es nicht erfor­derlich, Türen und Schließ­zylinder zu er­fassen. Es steigert jedoch den Informa­tions­gehalt des Programms. Es ist möglich komplette Schließ­pläne ins Programm einzu­lesen oder die Schließungen von Hand einzu­geben.

Es ist möglich, Türen mit oder ohne die Schließ­zylinder zu er­fassen. Wenn keine Schließ­zylinder einge­geben werden, können Schlüssel direkt den Türen zuge­ordnet werden (welcher Schlüssel zu welchen Türen passt).

Falls die Schließzylinder mit erfasst werden, ist es am sinnvoll­sten, die Schlüssel nicht den Türen, sondern den Zylindern zuzu­ordnen (welcher Schlüssel welche Schlösser schließt). Dadurch, dass dem Pro­gramm auch be­kannt ist, welcher Zylinder in welcher Tür montiert ist, weiß das Pro­gramm indirekt, welcher Schlüssel zu welcher Tür passt.


Um einzugeben zu welchen Türen oder Schlössern ein Schlüssel passt, gehen Sie auf die Schlüssel-Karteikarte, wählen den betref­fenden Schlüssel und klicken auf „Ändern“. Unten links sehen Sie kleine Reiter: Türen, Schließ­gruppen, Zylinder.

Wenn Sie den Schlüssel einer oder mehreren Türen (ohne Zylinder) zu­ordnen wollen, klicken Sie auf „mit Türen ver­knüpfen“. Wollen Sie den Schlüssel mit einem oder mehreren Schlössern ver­binden, klicken Sie auf „mit Zylindern ver­knüpfen“. Beachten Sie, dass Sie einen Schlüssel nur mit einem Schloss ver­binden können, das zur selben Schließ­anlage ge­hört. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei jedem Zylinder und Schlüssel vorab die rich­tige Schließ­anlage aus­wählen.

Nachdem Sie die passenden Häkchen ge­setzt haben, klicken Sie oben auf den Speichern-Button. Sodann werden unten links beim kleinen Türen-Reiter die Türen aufge­listet, die ent­weder direkt oder indirekt über Zylinder von dem Schlüssel ge­schlossen werden können.