KEY-ORGANIZER
Software zur Schlüsselverwaltung
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Schlüsselverwaltungssoftware

Papierlos mit Unterschriften-Pad

Unsere Schlüsselverwaltung Key-Organizer er­zeugt Übergabe­belege als PDF-Doku­mente (seit Ver­sion 2021). Die PDFs werden ge­spei­chert und im Programm mit den Schlüsseln und Personen ver­knüpft, so dass eine unter­schrie­bene Ausgabe­quittung bei Be­darf wieder auf­ge­rufen werden kann.

Anstatt ein Schlüsselübergabeprotokoll erst auszu­drucken und her­kömm­licher­weise auf Papier unter­schrei­ben zu las­sen, bie­tet sich nun zu­sätz­lich die Mög­lich­keit, Unter­schrif­ten digi­tal in die ge­spei­cher­ten PDFs ein­zu­bet­ten. Da­durch kann auf Papier­belege ver­zich­tet werden.

Mehrere Pad-Hersteller: Unser Programm kann die Signier-Software fol­gen­der Her­stel­ler starten: StepOver®, signotec®, Wacom® und Topaz Sys­tems. Die Soft­ware von StepOver können wir mit meh­re­ren Para­metern an­steu­ern, wo­durch sich die An­zahl be­nötig­ter Maus­klicks pro Unter­schreib­vorgang re­du­ziert.

Unterschriftenpads unter­schei­den sich von Grafik­tabletts oder Handy-Displays durch einen hö­he­ren Sicher­heits­stan­dard. Die spezi­ellen Pads er­fassen wäh­rend des Unter­schrei­bens die An­druck­kraft und auch den Zeit­ver­lauf. Diese Infor­ma­tionen werden ver­schlüs­selt ins PDF über­tra­gen und mit einem Zer­ti­fi­kat ver­sehen. Dadurch han­delt es sich um eine eIDAS-konforme, elek­tro­ni­sche Unter­schrift und nicht nur um ein blo­ßes Pixel­bild.
Digitalisierung der Unterschrift
Signatur-Pad   Foto © StepOver GmbH

Kaufpreis: Der in unserer Preisliste genannte Betrag ist die Summe für das Pad-Modell "Bril­liance", die PDF-Soft­ware "eSignature­Office für PC" und für die Versand­kosten direkt ab Her­stel­ler in Stutt­gart. Unser Preis ist der gleiche wie im Online­shop des Her­stel­lers.

Der Stuttgarter Pad-Hersteller StepOver bietet Unter­schrif­tenpads „Made in Germany“ mit USB-Anschluss und pas­sen­der PDF-Signier-Software an. Ein sol­ches Pad mit Soft­ware können Sie über Aidex zum glei­chen Preis wie beim Her­stel­ler be­stel­len.

Die für die Pad-Verwendung erfor­der­liche PDF-Software „eSignature­Office“ wird von unse­rem Schlüssel­verwal­tungs­programm auto­ma­tisch ge­star­tet (ein­stell­bar) und zeigt am Bild­schirm so­fort die Über­gabe­quit­tung an, die der Key-Organizer zuvor er­zeugt hat.

Der Signier­vorgang beginnt auto­matisch an der rich­tigen Stelle im PDF-Doku­ment. Somit kann der Vor­gang inner­halb we­ni­ger Sekun­den abge­schlos­sen sein - und ist dann ggf. sogar schnel­ler und unkom­pli­zier­ter als der Weg über einen Papier­aus­druck.

Das fertig unterschriebene PDF kann mit jedem belie­bigen PDF-Viewer dar­ge­stellt werden. Es kann im Key-Organizer aus der Proto­koll-Liste her­aus auf­ge­ru­fen werden (ver­knüpft mit Schlüs­sel und Person; siehe rechts: Daten­schutz).

Falls Sie bereits ein aktuelles Pad von StepOver be­sit­zen, kön­nen Sie die Funk­tio­na­li­tät mit der Free­ware unse­rer Schlüssel­verwaltung zu­sam­men mit der Test­ver­sion von eSignature­Office aus­pro­bie­ren.

Achtung: Bei den günstig­sten Pad-Modellen „natura­Sign Mobile/­Classic“ kann der Key-Organizer im Pad-Display kei­nen Text dar­stel­len (abwei­chend von eini­gen Fotos auf der StepOver-Web­seite). Wir bie­ten des­halb seit 2022 standard­mäßig das mitt­lere Mo­dell „Bril­liance“ mit Doku­menten­dar­stel­lung an.

Die einfache Konfiguration (Pad+Software) gilt bei Instal­la­tion auf einem loka­len PC. Wenn die Soft­ware auf einem Server lau­fen soll (Citrix), wird für das Pad zu­sätz­lich eine TCP-Exten­sion be­nö­tigt sowie eine zu­sätz­li­che eSignature­Office-Lizenz.

Wenn Sie unser Programm Key-Organizer be­reits in einer Ver­sion vor 2021 nutzen, kön­nen wir Ihnen ein Update mit Rabatt an­bie­ten. Bitte schrei­ben Sie uns eine kurze E-Mail.

Bezüglich Datenschutz: Die IT-Abteilung des Verwen­ders muss sicher­stel­len, dass nur die­je­ni­gen Be­nutzer Zu­griff auf die ge­spei­cher­ten Quit­tun­gen und die Verwal­tungs­soft­ware haben, die mit der Ver­wal­tung von Schlüs­seln be­traut sind.
Datensicherung: Gegen den Verlust von Verwal­tungs­daten und elek­tro­ni­schen Doku­menten muss der Daten­ordner des Key-Organizers in eine Daten­sich­erung mit ein­be­zogen werden.
Das papierlose Büro durch die Digitalisierung der Verwaltung, hier mittels eigenhändiger Unterzeichnung als digitale Signatur auf elektronischen Dokumenten als Empfangsbeleg zu quittieren (mit Dokumentenverwaltung).