KEY-ORGANIZER
Software zur Schlüsselverwaltung
© 2023, Aidex GmbH
www.aidex.de
www.key-organizer.de		 Logo
Software „Key-Organizer“ für Windows®

Anleitungen

Zum Einstieg sehen Sie bitte die Seite Erste Schritte.

Die folgenden Abschnitte beschreiben Neuerungen, die in der PDF-Anleitung noch aktua­li­siert werden müssen oder erst kürz­lich aufge­nommen wurden.

Für den Key-Organizer gibt es zwei PDF-Dokumente als Anlei­tungen: das erste PDF ist eine technische Anlei­tung für IT-Admins, z.B. bezüg­lich eines ge­mein­samen Daten­ordners: Setup-Hinweise.pdf.


Die zweite Anlei­tung ist für Benutzer des Programms: Anleitung.pdf.
Darin ist der Abschnitt über Druckvorlagen nicht mehr aktuell und muss ersetzt werden. Die neuen Informationen zu Druckvorlagen finden Sie indessen in Setup-Hinweise.pdf.

Beide Anleitungen können auch vom Programm aus aufgerufen werden, siehe dort im Hauptmenü: Anleitung.

Neu: Übergaben per Warenkorb

"M" wie Merken: Mittels der Tasten­kombi­nation [Strg]+[M] können Sie den aktuell ausge­wählten Schlüssel einer Merk­liste hinzu­fügen. Seit Version 2023 wird die Merk­liste auch als Waren­korb bezeich­net, weil die ge­merkten Schlüssel an eine Person ausge­geben werden können und auch von ihr zurück­ge­nommen werden können.
Der bisherige Weg der Einzel­übergabe über die Übergabe-Kartei­karte be­steht weiter­hin parallel.

Mehrere Schlüssel ausgeben: Fügen Sie zu­nächst die Schlüssel, die ausge­geben werden sollen, dem Waren­korb hinzu (Strg+M). Sie können im Waren­korb einzelne Tabellen­zellen durch Doppel­klick be­arbeiten, z.B. um die je­weilige Menge zu be­arbeiten oder um eine Kennung hinzu­zufügen (je Zeile). Klicken Sie dann im Waren­korb-Fenster auf "an eine Person ausgeben". Dort können Sie den Schlüssel­empfänger aus­wählen und ein Übergabe­datum ein­geben.


Mehrere Schlüssel zurücknehmen: Wählen Sie auf der Mit­arbeiter-Kartei­karte eine Person aus. Wenn Sie alle Schlüssel zurück­nehmen möchten, wählen Sie mit Rechts­klick in dessen Schlüssel­liste: "Alle Schlüssel dem Waren­korb hinzu­fügen".
Wenn Sie stattdessen gezielt einen oder mehrere Einträge aus­wählen möchten, klicken Sie auf einen ausge­gebenen Schlüssel und drücken Strg+M.

Im Warenkorb können Sie bei Bedarf die Mengen ändern (Doppel­klick in Tabellen­zelle). Klicken Sie dann im Waren­korb auf den "Rück­nahme"-Button. Dort können Sie das Rück­gabe­datum ein­geben.

Für die Mehrfach-Rücknahme gibt es eine neue Druck­vorlage "Rückgabe­übersicht", siehe im Haupt­menü: Bearbeiten > Druck­vorlagen be­arbeiten.

Schlüsselbund zusammenstellen

Es ist im Programm möglich, Schlüsselbunde zusammenzustellen, die man dann jeweils an einem Stück an eine Person ausgeben kann. Ein Nachteil ist derzeit noch, dass auf einem Übergabeprotokoll nur das Bund namentlich genannt wird, aber nicht die enthaltenen einzelnen Schlüssel aufgelistet werden.

Um ein Bund zusammenzustellen, gehen Sie auf die Schlüssel-Karteikarte und klicken im Hauptmenü auf: Bearbeiten > Neues Schlüsselbund. Sie müssen dann einen Namen für das Bund eingeben und es speichern.

Im nächsten Schritt hängen Sie Schlüssel an das Bund. Dazu fügen Sie einzelne Schlüssel mit Strg+M dem Warenkorb hinzu, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Klicken Sie dann im Warenkorb auf den Button "an ein Schlüsselbund hängen". Dort können Sie als "neuen Besitzer" das Schlüsselbund auswählen.

Das Schlüsselbund finden Sie auf der Schlüssel-Karteikarte in der normalen Schlüsselliste, wo auch alle einzelnen Schlüssel stehen. Sie können das Schlüsselbund auswählen und es wie einen einzelnen Schlüssel an eine Person ausgeben.

Neu: Einträge mit Dateien verknüpfen

Einige Kunden, die kein Unterschriften-Pad (siehe unten) be­nutzen, haben sich ge­wünscht, einge­scannte Belege im Programm hinter­legen zu können und mit Personen oder Schlüssel­übergaben zu ver­knüpfen. Diese Funk­tion ist seit der Programm­version 2022-04 verfügbar.

Die Dateien können entweder an ihrem Platz auf der Fest­platte bleiben oder vom Key-Organizer in seinen Daten­ordner über­nommen (ver­schoben) werden. Sie sollten letzteres be­vor­zugen, wenn die Datei nicht für andere Ver­wen­dungen an der Stelle bleiben muss.
Falls eine Datei an ihrer ursprüng­lichen Stelle bleibt, müssen Sie selbst dafür Sorge tragen, dass die Datei dauer­haft exakt dort bleibt und auch nicht umbe­nannt wird. Zudem muss der Pfad auch für andere Benutzer gültig sein. Andern­falls findet der Key-Organizer die Datei nicht wieder.

Mit Schlüsselübergaben verknüpfen
Um eine Datei mit einem ausge­gebenen Schlüssel zu ver­knüpfen, gehen Sie auf die Mit­arbeiter-Kartei­karte und wählen eine Person aus. Unten links werden die ausge­gebenen Schlüssel aufge­listet. Sie können mit rechter Maus­taste auf einen Schlüssel­eintrag klicken und im Popup-Menü „Mit Datei ver­knüpfen“ aus­wählen. Es er­scheint dann ein Datei­auswahl-Dialog­fenster.

Mit Stammdaten verknüpfen
Sie können eine Datei außerdem mit jedem Stamm­datensatz ver­knüpfen, z.B. mit einer Tür, einem Gebäude, einem Schlüssel ohne Personen­bezug oder einer Person ohne Schlüssel­bezug. Wählen Sie dazu zunächst auf einer belie­bigen Kartei­karte einen Eintrag aus und klicken Sie dann oben im Haupt­menü auf Bearbeiten, dort auf „Mit Datei verknüpfen“.

Verknüpfte Dateien anzeigen
In dem Menü, wo Sie die Verknüpfen-Funktion ge­funden haben, gibt es auch einen Menü­punkt „Ver­knüpfte Dateien anzeigen“. In dem Fenster, das Ihnen die Dateien auf­listet, können Sie auf einen Datei­namen doppel­klicken, um die Datei auf­zu­rufen. Mit rechter Maustaste finden Sie weitere Funk­tionen, z.B. zum Löschen des Eintrags.

Datei in den Datenordner übernehmen
Um eine verknüpfte Datei von ihrem ursprüng­lichen Speicher­ort in den Daten­ordner des Programms zu kopieren oder zu ver­schieben, wählen Sie in der Datei-Liste (siehe oben) mit rechter Maus­taste die Funk­tion „Datei in den Daten­ordner kopieren“ im Popup-Menü.

Inventur-Zahlen aus Excel einlesen

Wenn Sie eine Schlüsselinventur vor­haben, können Sie zunächst eine Schlüssel­liste aus dem Key-Organizer als Excel-Datei expor­tieren. Klicken Sie dazu im Haupt­menü auf: Datei > Expor­tieren > Inventur-Vorlage expor­tieren.
In der Tabelle ist eine leere Spalte ent­halten, in welche der aktu­elle Bestand ein­ge­geben werden kann, der je Schlüssel­typ bei der Inven­tur ge­zählte wurde. Diese Anzahl-Spalte braucht nicht kom­plett ausge­füllt zu werden, d.h. auch eine teil­weise Inven­tur ist möglich.


Nachdem Sie die Excel-Tabelle um die Zählung er­gänzt haben, lässt sie sich wieder in den Key-Organizer ein­lesen. Klicken Sie dazu im Haupt­menü auf: Datei > Impor­tieren > Inventur-Zahlen impor­tieren.

Beim Einlesen werden nur die Tabellen­zeilen be­rück­sich­tigt, in die eine Menge ein­ge­geben wurde. Eine Mengen­änderung ist anschlie­ßend bei jedem Schlüssel in seinem Proto­koll ver­zeichnet.

Signatur-Pad benutzen

Das Unterschreiben von PDF-Dateien (Übergabe­quittungen) wird seit der Programm­version 2021 unter­stützt.

Allgemeine Infor­mationen finden Sie auf der Unter­seite Unterschrif­ten-Pad. Techni­sche Details sind im Doku­ment Setup-Hinweise (PDF) zu finden.

Benutzung: Wenn Sie im Key-Organizer bei der Erstel­lung einer Einzel­quittung oder Ausleih­übersicht die Option „Unterschriften-Pad“ akti­viert haben, startet der Key-Organizer die PDF-Software des Pad-Herstel­lers. Dies kann einen kurzen Augen­blick dauern. Signieren Sie dann das PDF und schließen Sie an­schließend die Pad-Software. Im Key-Organizer klicken Sie ab­schließend auf „PDF be­halten“. Das signierte PDF können Sie später bei Bedarf noch­mals abru­fen: mit Rechts­klick auf die Liste der Schlüssel­besitzer und im Popup-Menü „Beleg an­zeigen“.

Druckvorlagen in Word anpassen

Seit der Programm­version 2022-08 ist es mög­lich, Word-Doku­mente als Druck­vor­lagen zu ver­wenden. Im Gegen­satz zu den bishe­rigen HTML-Vorlagen ist es einfach, Word-Dokumente selber nach eigenen Wün­schen anzu­passen. Die Voraus­set­zung dafür ist, dass bei den Nutzern des Key-Organizers Micro­soft Word instal­liert ist (mit OpenOffice u.a. funktio­niert es noch nicht). Falls kein MS Word instal­liert ist, bleiben Vorlagen in HTML als Alter­native (als Standard im Pro­gramm enthalten). Platzhalter

Standardmäßig sind die HTML-Vorlagen einge­schaltet, weil sie auch dann funktio­nieren, wenn kein Word vorhan­den ist. Wenn bei Ihnen MS Word instal­liert ist, empfehlen wir auf Word-Vorlagen umzu­schalten. Klicken Sie dazu im Key-Organizer im Haupt­menü auf: Bearbeiten > Druck­vorlagen bear­beiten. Hinter jedem Button finden Sie eine Auswahl "Word-Dokument als Vor­lage verwenden". Sie können die jewei­lige Standard-Vorlage des Pro­gramms speichern, um sie indi­viduell bear­beiten zu können. Anschlie­ßend können Sie die bearbei­tete Datei im selben Fenster wieder auswählen.

IT: Backup auf Server einrichten

Die Speicherung der Eingabedaten erfolgt Datei-basiert auf Ihrer Fest­platte bzw. einem Netzwerk­ordner. Bitte beachten Sie, dass bei einem Ausfall, Ihre Daten nicht aus einer „Cloud“ o.ä. wieder­herge­stellt werden können.

Ihre IT muss sich deshalb um die Daten­sicherung selber kümmern. Bitte ver­ge­wissern Sie sich, dass der Daten­ordner des Pro­gramms (siehe Setup-Hinweise.pdf) in die Daten­sicherung durch Ihren Server mit aufge­nommen wurde.