Software „Key-Organizer“ für Windows^®

Anleitungen

Diese Seite beschreibt Neuerungen, die in der Anleitung noch aktualisiert werden müssen oder erst kürzlich aufgenommen wurden.

Für den Key-Organizer gibt es zwei PDF-Dokumente als Anleitungen: das erste ist eine technische Anleitung für IT-Admins, z.B. bezüglich eines gemeinsamen Datenordners: Setup-Hinweise.pdf.

Die zweite Anleitung ist für Benutzer des Programms: Anleitung.pdf.
Darin ist der Abschnitt über Druckvorlagen nicht mehr aktuell und muss ersetzt werden. Die neuen Informationen zu Druckvorlagen finden Sie indessen in Setup-Hinweise.pdf.

Beide Anleitungen können auch vom Programm aus aufgerufen werden, siehe dort im Hauptmenü: Anleitung.

Neu: Einträge mit Dateien verknüpfen

Einige Kunden, die kein Unterschriften-Pad (siehe unten) benutzen, haben sich gewünscht, eingescannte Belege im Programm hinterlegen zu können und mit Personen oder Schlüsselübergaben zu verknüpfen. Diese Funktion ist seit der Programmversion 2022-04 verfügbar.

Die Dateien können entweder an ihrem Platz auf der Festplatte bleiben oder vom Key-Organizer in seinen Datenordner übernommen (verschoben) werden. Sie sollten letzteres bevorzugen, wenn die Datei nicht für andere Verwendungen an der Stelle bleiben muss.
Falls eine Datei an ihrer ursprünglichen Stelle bleibt, müssen Sie selbst dafür Sorge tragen, dass die Datei dauerhaft exakt dort bleibt und auch nicht umbenannt wird. Zudem muss der Pfad auch für andere Benutzer gültig sein. Andernfalls findet der Key-Organizer die Datei nicht wieder.

Mit Schlüsselübergaben verknüpfen
Um eine Datei mit einem ausgegebenen Schlüssel zu verknüpfen, gehen Sie auf die Mitarbeiter-Karteikarte und wählen eine Person aus. Unten links werden die ausgegebenen Schlüssel aufgelistet. Sie können mit rechter Maustaste auf einen Schlüsseleintrag klicken und im Popup-Menü „Mit Datei verknüpfen“ auswählen. Es erscheint dann ein Dateiauswahl-Dialogfenster.

Mit Stammdaten verknüpfen
Sie können eine Datei außerdem mit jedem Stammdatensatz verknüpfen, z.B. mit einer Tür, einem Gebäude, einem Schlüssel ohne Personenbezug oder einer Person ohne Schlüsselbezug. Wählen Sie dazu zunächst auf einer beliebigen Karteikarte einen Eintrag aus und klicken Sie dann oben im Hauptmenü auf Bearbeiten, dort auf „Mit Datei verknüpfen“.

Verknüpfte Dateien anzeigen
In dem Menü, wo Sie die Verknüpfen-Funktion gefunden haben, gibt es auch einen Menüpunkt „Verknüpfte Dateien anzeigen“. In dem Fenster, das Ihnen die Dateien auflistet, können Sie auf einen Dateinamen doppelklicken, um die Datei aufzurufen. Mit rechter Maustaste finden Sie weitere Funktionen, z.B. zum Löschen des Eintrags.

Datei in den Datenordner übernehmen
Um eine verknüpfte Datei von ihrem ursprünglichen Speicherort in den Datenordner des Programms zu kopieren oder zu verschieben, wählen Sie in der Datei-Liste (siehe oben) mit rechter Maustaste die Funktion „Datei in den Datenordner kopieren“ im Popup-Menü.

Signatur-Pad benutzen

Das Unterschreiben von PDF-Dateien (Übergabequittungen) wird seit der Programmversion 2021 unterstützt.

Allgemeine Informationen finden Sie auf der Unterseite Unterschriften-Pad. Technische Details sind im Dokument Setup-Hinweise (PDF) zu finden.

Benutzung: Wenn Sie im Key-Organizer bei der Erstellung einer Einzelquittung oder Ausleihübersicht die Option „Unterschrift-Pad“ aktiviert haben, startet der Key-Organizer die PDF-Software des Pad-Herstellers. Dies kann einen kurzen Augenblick dauern. Signieren Sie dann das PDF und schließen Sie anschließend die Pad-Software. Im Key-Organizer klicken Sie abschließend auf „PDF behalten“. Das signierte PDF können Sie später bei Bedarf nochmals abrufen: mit Rechtsklick auf die Liste der Schlüsselbesitzer und im Popup-Menü „Beleg anzeigen“.

Druckvorlagen ändern

Seit der Programmversion 2021 werden keine RTF- oder Word-Dokumente mehr als Druckvorlagen verwendet. Aktualisierte Informationen siehe Setup-Hinweise.pdf. Leider müssen bisherige Vorlagen aus älteren Programmversionen einmalig umgestellt werden.

Wir bieten Ihnen an, Ihre vorhandenen Druckvorlagen kostenlos anzupassen. Im alten Key-Organizer (bis Version 2019) finden Sie die Vorlage-Dateien über das Hauptmenü: Bearbeiten > Ausdruck konfigurieren.
Die dort aufgeführten Dateien können Sie uns per E-Mail zuschicken! Erst danach sollte ein Programm-Update installiert werden.

IT: Backup auf Server einrichten

Die Speicherung der Eingabedaten erfolgt Datei-basiert auf Ihrer Festplatte bzw. einem Netzwerkordner. Bitte beachten Sie, dass bei einem Ausfall, Ihre Daten nicht aus einer „Cloud“ o.ä. wiederhergestellt werden können.

Ihre IT muss sich deshalb um die Datensicherung selber kümmern. Bitte vergewissern Sie sich, dass der Datenordner des Programms (siehe Setup-Hinweise.pdf) in die Datensicherung durch Ihren Server mit aufgenommen wurde.