KEY-ORGANIZER
Software zur Schlüsselverwaltung
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Software „Key-Organizer“ für Windows®

Anleitungen

Zum Einstieg sehen Sie bitte die Seite Erste Schritte.

Die folgenden Abschnitte beschreiben Neuerungen, die in der PDF-Anleitung noch aktua­li­siert werden müssen oder erst kürz­lich aufge­nommen wurden.

Für den Key-Organizer gibt es zwei PDF-Dokumente als Anlei­tungen: das erste PDF ist eine technische Anlei­tung für IT-Admins, z.B. bezüg­lich eines ge­mein­samen Daten­ordners: Setup-Hinweise.pdf.


Die zweite Anlei­tung ist für Benutzer des Programms: Anleitung.pdf.
Darin ist der Abschnitt über Druckvorlagen nicht mehr aktuell und muss ersetzt werden. Die neuen Informationen zu Druckvorlagen finden Sie indessen in Setup-Hinweise.pdf.

Beide Anleitungen können auch vom Programm aus aufgerufen werden, siehe dort im Hauptmenü: Anleitung.

Neu: Einträge mit Dateien verknüpfen

Einige Kunden, die kein Unterschriften-Pad (siehe unten) be­nutzen, haben sich ge­wünscht, einge­scannte Belege im Programm hinter­legen zu können und mit Personen oder Schlüssel­übergaben zu ver­knüpfen. Diese Funk­tion ist seit der Programm­version 2022-04 verfügbar.

Die Dateien können entweder an ihrem Platz auf der Fest­platte bleiben oder vom Key-Organizer in seinen Daten­ordner über­nommen (ver­schoben) werden. Sie sollten letzteres be­vor­zugen, wenn die Datei nicht für andere Ver­wen­dungen an der Stelle bleiben muss.
Falls eine Datei an ihrer ursprüng­lichen Stelle bleibt, müssen Sie selbst dafür Sorge tragen, dass die Datei dauer­haft exakt dort bleibt und auch nicht umbe­nannt wird. Zudem muss der Pfad auch für andere Benutzer gültig sein. Andern­falls findet der Key-Organizer die Datei nicht wieder.

Mit Schlüsselübergaben verknüpfen
Um eine Datei mit einem ausge­gebenen Schlüssel zu ver­knüpfen, gehen Sie auf die Mit­arbeiter-Kartei­karte und wählen eine Person aus. Unten links werden die ausge­gebenen Schlüssel aufge­listet. Sie können mit rechter Maus­taste auf einen Schlüssel­eintrag klicken und im Popup-Menü „Mit Datei ver­knüpfen“ aus­wählen. Es er­scheint dann ein Datei­auswahl-Dialog­fenster.

Mit Stammdaten verknüpfen
Sie können eine Datei außerdem mit jedem Stamm­datensatz ver­knüpfen, z.B. mit einer Tür, einem Gebäude, einem Schlüssel ohne Personen­bezug oder einer Person ohne Schlüssel­bezug. Wählen Sie dazu zunächst auf einer belie­bigen Kartei­karte einen Eintrag aus und klicken Sie dann oben im Haupt­menü auf Bearbeiten, dort auf „Mit Datei verknüpfen“.

Verknüpfte Dateien anzeigen
In dem Menü, wo Sie die Verknüpfen-Funktion ge­funden haben, gibt es auch einen Menü­punkt „Ver­knüpfte Dateien anzeigen“. In dem Fenster, das Ihnen die Dateien auf­listet, können Sie auf einen Datei­namen doppel­klicken, um die Datei auf­zu­rufen. Mit rechter Maustaste finden Sie weitere Funk­tionen, z.B. zum Löschen des Eintrags.

Datei in den Datenordner übernehmen
Um eine verknüpfte Datei von ihrem ursprüng­lichen Speicher­ort in den Daten­ordner des Programms zu kopieren oder zu ver­schieben, wählen Sie in der Datei-Liste (siehe oben) mit rechter Maus­taste die Funk­tion „Datei in den Daten­ordner kopieren“ im Popup-Menü.

Signatur-Pad benutzen

Das Unterschreiben von PDF-Dateien (Übergabe­quittungen) wird seit der Programm­version 2021 unter­stützt.

Allgemeine Infor­mationen finden Sie auf der Unter­seite Unterschrif­ten-Pad. Techni­sche Details sind im Doku­ment Setup-Hinweise (PDF) zu finden.

Benutzung: Wenn Sie im Key-Organizer bei der Erstel­lung einer Einzel­quittung oder Ausleih­übersicht die Option „Unterschrift-Pad“ akti­viert haben, startet der Key-Organizer die PDF-Software des Pad-Herstel­lers. Dies kann einen kurzen Augen­blick dauern. Signieren Sie dann das PDF und schließen Sie an­schließend die Pad-Software. Im Key-Organizer klicken Sie ab­schließend auf „PDF be­halten“. Das signierte PDF können Sie später bei Bedarf noch­mals abru­fen: mit Rechts­klick auf die Liste der Schlüssel­besitzer und im Popup-Menü „Beleg an­zeigen“.

Druckvorlagen in Word anpassen

Seit der Programm­version 2022-08 ist es mög­lich, Word-Doku­mente als Druck­vor­lagen zu ver­wenden. Im Gegen­satz zu den bishe­rigen HTML-Vorlagen ist es einfach, Word-Dokumente selber nach eigenen Wün­schen anzu­passen. Die Voraus­set­zung dafür ist, dass bei den Nutzern des Key-Organizers Micro­soft Word instal­liert ist (mit OpenOffice u.a. funktio­niert es noch nicht). Falls kein MS Word instal­liert ist, bleiben Vorlagen in HTML als Alter­native (als Standard im Pro­gramm enthalten). Platzhalter

Standardmäßig sind die HTML-Vorlagen einge­schaltet, weil sie auch dann funktio­nieren, wenn kein Word vorhan­den ist. Wenn bei Ihnen MS Word instal­liert ist, empfehlen wir auf Word-Vorlagen umzu­schalten. Klicken Sie dazu im Key-Organizer im Haupt­menü auf: Bearbeiten > Druck­vorlagen bear­beiten. Hinter jedem Button finden Sie eine Auswahl "Word-Dokument als Vor­lage verwenden". Sie können die jewei­lige Standard-Vorlage des Pro­gramms speichern, um sie indi­viduell bear­beiten zu können. Anschlie­ßend können Sie die bearbei­tete Datei im selben Fenster wieder auswählen.

IT: Backup auf Server einrichten

Die Speicherung der Eingabedaten erfolgt Datei-basiert auf Ihrer Fest­platte bzw. einem Netzwerk­ordner. Bitte beachten Sie, dass bei einem Ausfall, Ihre Daten nicht aus einer „Cloud“ o.ä. wieder­herge­stellt werden können.

Ihre IT muss sich deshalb um die Daten­sicherung selber kümmern. Bitte ver­ge­wissern Sie sich, dass der Daten­ordner des Pro­gramms (siehe Setup-Hinweise.pdf) in die Daten­sicherung durch Ihren Server mit aufge­nommen wurde.