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Key-Organizer
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KEY-ORGANIZER Software zur Schlüsselverwaltung © 2023, Aidex GmbH www.aidex.dewww.key-organizer.de |
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Software „Key-Organizer“ für Windows®AnleitungenZum Einstieg sehen Sie bitte die Seite Erste Schritte.Die folgenden Abschnitte beschreiben Neuerungen, die in der PDF-Anleitung noch aktualisiert werden müssen oder erst kürzlich aufgenommen wurden.
Für den Key-Organizer gibt es zwei PDF-Dokumente als Anleitungen: das erste PDF ist eine technische Anleitung für IT-Admins, z.B. bezüglich eines gemeinsamen Datenordners: Setup-Hinweise.pdf. Die zweite Anleitung ist für Benutzer des Programms: Anleitung.pdf. Darin ist der Abschnitt über Druckvorlagen nicht mehr aktuell und muss ersetzt werden. Die neuen Informationen zu Druckvorlagen finden Sie indessen in Setup-Hinweise.pdf. Beide Anleitungen können auch vom Programm aus aufgerufen werden, siehe dort im Hauptmenü: Anleitung. |
Neu: Übergaben per Warenkorb"M" wie Merken: Mittels der Tastenkombination [Strg]+[M] können Sie den aktuell ausgewählten Schlüssel einer Merkliste hinzufügen.
Seit Version 2023 wird die Merkliste auch als Warenkorb bezeichnet, weil die gemerkten Schlüssel an eine Person ausgegeben werden können und auch von ihr zurückgenommen werden können.
Der bisherige Weg der Einzelübergabe über die Übergabe-Karteikarte besteht weiterhin parallel. Mehrere Schlüssel ausgeben: Fügen Sie zunächst die Schlüssel, die ausgegeben werden sollen, dem Warenkorb hinzu (Strg+M). Sie können im Warenkorb einzelne Tabellenzellen durch Doppelklick bearbeiten, z.B. um die jeweilige Menge zu bearbeiten oder um eine Kennung hinzuzufügen (je Zeile). Klicken Sie dann im Warenkorb-Fenster auf "an eine Person ausgeben". Dort können Sie den Schlüsselempfänger auswählen und ein Übergabedatum eingeben. Mehrere Schlüssel zurücknehmen: Wählen Sie auf der Mitarbeiter-Karteikarte eine Person aus. Wenn Sie alle Schlüssel zurücknehmen möchten, wählen Sie mit Rechtsklick in dessen Schlüsselliste: "Alle Schlüssel dem Warenkorb hinzufügen". Wenn Sie stattdessen gezielt einen oder mehrere Einträge auswählen möchten, klicken Sie auf einen ausgegebenen Schlüssel und drücken Strg+M. Im Warenkorb können Sie bei Bedarf die Mengen ändern (Doppelklick in Tabellenzelle). Klicken Sie dann im Warenkorb auf den "Rücknahme"-Button. Dort können Sie das Rückgabedatum eingeben. Für die Mehrfach-Rücknahme gibt es eine neue Druckvorlage "Rückgabeübersicht", siehe im Hauptmenü: Bearbeiten > Druckvorlagen bearbeiten. |
Schlüsselbund zusammenstellenEs ist im Programm möglich, Schlüsselbunde zusammenzustellen, die man dann jeweils an einem Stück an eine Person ausgeben kann.
Ein Nachteil ist derzeit noch, dass auf einem Übergabeprotokoll nur das Bund namentlich genannt wird, aber nicht die enthaltenen einzelnen Schlüssel aufgelistet werden.
Um ein Bund zusammenzustellen, gehen Sie auf die Schlüssel-Karteikarte und klicken im Hauptmenü auf: Bearbeiten > Neues Schlüsselbund. Sie müssen dann einen Namen für das Bund eingeben und es speichern. Im nächsten Schritt hängen Sie Schlüssel an das Bund. Dazu fügen Sie einzelne Schlüssel mit Strg+M dem Warenkorb hinzu, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Klicken Sie dann im Warenkorb auf den Button "an ein Schlüsselbund hängen". Dort können Sie als "neuen Besitzer" das Schlüsselbund auswählen.
Das Schlüsselbund finden Sie auf der Schlüssel-Karteikarte in der normalen Schlüsselliste, wo auch alle einzelnen Schlüssel stehen. Sie können das Schlüsselbund auswählen und es wie einen einzelnen Schlüssel an eine Person ausgeben. |
Neu: Einträge mit Dateien verknüpfenEinige Kunden, die kein Unterschriften-Pad (siehe unten) benutzen, haben sich gewünscht, eingescannte Belege im Programm hinterlegen zu können und mit Personen oder Schlüsselübergaben zu verknüpfen.
Diese Funktion ist seit der Programmversion 2022-04 verfügbar.
Die Dateien können entweder an ihrem Platz auf der Festplatte bleiben oder vom Key-Organizer in seinen Datenordner übernommen (verschoben) werden. Sie sollten letzteres bevorzugen, wenn die Datei nicht für andere Verwendungen an der Stelle bleiben muss. Falls eine Datei an ihrer ursprünglichen Stelle bleibt, müssen Sie selbst dafür Sorge tragen, dass die Datei dauerhaft exakt dort bleibt und auch nicht umbenannt wird. Zudem muss der Pfad auch für andere Benutzer gültig sein. Andernfalls findet der Key-Organizer die Datei nicht wieder. Mit Schlüsselübergaben verknüpfen Um eine Datei mit einem ausgegebenen Schlüssel zu verknüpfen, gehen Sie auf die Mitarbeiter-Karteikarte und wählen eine Person aus. Unten links werden die ausgegebenen Schlüssel aufgelistet. Sie können mit rechter Maustaste auf einen Schlüsseleintrag klicken und im Popup-Menü „Mit Datei verknüpfen“ auswählen. Es erscheint dann ein Dateiauswahl-Dialogfenster. Mit Stammdaten verknüpfen
Sie können eine Datei außerdem mit jedem Stammdatensatz verknüpfen, z.B. mit einer Tür, einem Gebäude, einem Schlüssel ohne Personenbezug oder einer Person ohne Schlüsselbezug. Wählen Sie dazu zunächst auf einer beliebigen Karteikarte einen Eintrag aus und klicken Sie dann oben im Hauptmenü auf Bearbeiten, dort auf „Mit Datei verknüpfen“. Verknüpfte Dateien anzeigen In dem Menü, wo Sie die Verknüpfen-Funktion gefunden haben, gibt es auch einen Menüpunkt „Verknüpfte Dateien anzeigen“. In dem Fenster, das Ihnen die Dateien auflistet, können Sie auf einen Dateinamen doppelklicken, um die Datei aufzurufen. Mit rechter Maustaste finden Sie weitere Funktionen, z.B. zum Löschen des Eintrags. Datei in den Datenordner übernehmen Um eine verknüpfte Datei von ihrem ursprünglichen Speicherort in den Datenordner des Programms zu kopieren oder zu verschieben, wählen Sie in der Datei-Liste (siehe oben) mit rechter Maustaste die Funktion „Datei in den Datenordner kopieren“ im Popup-Menü. |
Inventur-Zahlen aus Excel einlesenWenn Sie eine Schlüsselinventur vorhaben, können Sie zunächst eine Schlüsselliste aus dem Key-Organizer als Excel-Datei exportieren.
Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf: Datei > Exportieren > Inventur-Vorlage exportieren.
In der Tabelle ist eine leere Spalte enthalten, in welche der aktuelle Bestand eingegeben werden kann, der je Schlüsseltyp bei der Inventur gezählte wurde. Diese Anzahl-Spalte braucht nicht komplett ausgefüllt zu werden, d.h. auch eine teilweise Inventur ist möglich. Nachdem Sie die Excel-Tabelle um die Zählung ergänzt haben, lässt sie sich wieder in den Key-Organizer einlesen.
Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf: Datei > Importieren > Inventur-Zahlen importieren.
Beim Einlesen werden nur die Tabellenzeilen berücksichtigt, in die eine Menge eingegeben wurde. Eine Mengenänderung ist anschließend bei jedem Schlüssel in seinem Protokoll verzeichnet. |
Signatur-Pad benutzenDas Unterschreiben von PDF-Dateien (Übergabequittungen) wird seit der Programmversion 2021 unterstützt.
Allgemeine Informationen finden Sie auf der Unterseite Unterschriften-Pad. Technische Details sind im Dokument Setup-Hinweise (PDF) zu finden. Benutzung: Wenn Sie im Key-Organizer bei der Erstellung einer Einzelquittung oder Ausleihübersicht die Option „Unterschriften-Pad“ aktiviert haben, startet der Key-Organizer die PDF-Software des Pad-Herstellers.
Dies kann einen kurzen Augenblick dauern. Signieren Sie dann das PDF und schließen Sie anschließend die Pad-Software. Im Key-Organizer klicken Sie abschließend auf „PDF behalten“.
Das signierte PDF können Sie später bei Bedarf nochmals abrufen: mit Rechtsklick auf die Liste der Schlüsselbesitzer und im Popup-Menü „Beleg anzeigen“.
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Druckvorlagen in Word anpassenSeit der Programmversion 2022-08 ist es möglich, Word-Dokumente als Druckvorlagen zu verwenden.
Im Gegensatz zu den bisherigen HTML-Vorlagen ist es einfach, Word-Dokumente selber nach eigenen Wünschen anzupassen.
Die Voraussetzung dafür ist, dass bei den Nutzern des Key-Organizers Microsoft Word installiert ist (mit OpenOffice u.a. funktioniert es noch nicht).
Falls kein MS Word installiert ist, bleiben Vorlagen in HTML als Alternative (als Standard im Programm enthalten).
Platzhalter
Standardmäßig sind die HTML-Vorlagen eingeschaltet, weil sie auch dann funktionieren, wenn kein Word vorhanden ist. Wenn bei Ihnen MS Word installiert ist, empfehlen wir auf Word-Vorlagen umzuschalten.
Klicken Sie dazu im Key-Organizer im Hauptmenü auf: Bearbeiten > Druckvorlagen bearbeiten. Hinter jedem Button finden Sie eine Auswahl "Word-Dokument als Vorlage verwenden".
Sie können die jeweilige Standard-Vorlage des Programms speichern, um sie individuell bearbeiten zu können. Anschließend können Sie die bearbeitete Datei im selben Fenster wieder auswählen.
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IT: Backup auf Server einrichtenDie Speicherung der Eingabedaten erfolgt Datei-basiert auf Ihrer Festplatte bzw. einem Netzwerkordner.
Bitte beachten Sie, dass bei einem Ausfall, Ihre Daten nicht aus einer „Cloud“ o.ä. wiederhergestellt werden können.
Ihre IT muss sich deshalb um die Datensicherung selber kümmern.
Bitte vergewissern Sie sich, dass der Datenordner des Programms (siehe Setup-Hinweise.pdf)
in die Datensicherung durch Ihren Server mit aufgenommen wurde.
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