Druckvorlagen für Schlüsselquittungen verwenden

Druckvorlagen

Im KEY-ORGANIZER können die Ausgabequittungen und die Ausleihübersicht nach eigenen Wünschen angepasst werden.

Ab Version 2021

Ab Programmversion 2021 gibt es andere Druckvorlagen und andere Platzhalter als in den Vorgängerversionen. Die neuen Platzhalter finden Sie in der Installationsanleitung (PDF).

Der folgende Text dieser Webseite ist ab Version 2021 nicht mehr zutreffend.

Bis Version 2019

In früheren Programmversionen konnten Vorlagen im Dateiformat Word (.DOC), RTF oder HTML verwendet werden.

Standardmäßig verwendet der Key-Organizer zum Quittungsdruck sogenannte „Rich Text Files“ (kurz RTF) als Vorlage, die Sie im Programmverzeichnis im Ordner „Formulare“ finden.

Die Speicherorte können im Programm über das Menü Bearbeiten > Ausdrucke konfigurieren für jedes Formular einzeln bestimmt werden.

Diese Dateien können von Ihnen an Ihre Erfordernisse angepasst werden. Die Texte enthalten Platzhalter (siehe Tabelle auf der rechten Seite), die während des Ausdrucks automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt werden.

Quittungsdruck mittels HTML-Dateien

Das HTML-Format wird seit Programmversion 06/2009 unterstützt. Obwohl es kein typisches Druckformat ist, hat es den Vorteil, dass hiermit auch Tabellen ausgegeben werden können. Deshalb verwendet der Key-Organizer HTML für die Ausleihübersicht (siehe Mitarbeiter-Karteikarte). Außerdem können in HTML auch Grafiken, z.B. ein Logo, eingefügt werden, was bei RTF-Dateien im Key-Organizer leider nicht geht.

HTML-Vorlagen bearbeiten: Wählen Sie im Hauptmenü: Extrafenster > Formular-Editor > HTML. Öffnen Sie dann eine HTML-Datei oder geben Sie neuen Text manuell ein. Sie können auch den Inhalt einer bisherigen RTF-Datei per Copy&Paste in den HTML-Editor kopieren.

Eine Grafik lässt sich mit rechter Maustaste und „Bild einfügen“ einbinden. Aufwendigere Gestaltungen sollten jedoch besser mit einem externen HTML-Editor vorgenommen werden. Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter.

Quittungsdruck mittels RTF-Dateien

RTF-Dateien sind im Key-Organizer in der Gestaltungsfreiheit eingeschränkt. Es ist nicht möglich, Tabellen oder Grafiken zu verwenden. Falls bei Ihnen an allen KEY-ORGANIZER-Arbeitsplätzen Microsoft® Word zur Verfügung steht, können Sie die RTF-Dateien mit Word öffnen und als .DOC speichern, um dann darin Tabellen und Grafiken zu verwenden.

Um RTF-Dateien zu bearbeiten, verwenden Sie entweder Windows® Wordpad oder den Editor im Key-Organizer, siehe: Extrafenster > Formular-Editor > RTF.
Sie müssen dort im Menü Bearbeiten ggf. den Bearbeitungsmodus aktivieren.

Quittungsdruck mittels Word-Dokumenten

In Word erhalten Sie die Freiheit, Ihre Quittungen vollkommen selbst zu gestalten. Als technische Voraussetzung muss jedoch auf Ihrem PC das Textverarbeitungsprogramm Microsoft® Word installiert sein.

Wenn Sie im Key-Organizer die Option „Druckvorschau“ aktiviert haben, werden Ihre Word-Dokumente mit der Druckvorschau von Microsoft® Word angezeigt. Nutzen Sie dann zum Ausdrucken bitte auch die Drucken-Funktion im Word-Programm.

Ausdruck wiederholen

Um geänderte Vorlagen zu testen, ist es oft nötig eine vorhandene Quittung mehrmals zu drucken. Gehen Sie dazu auf die Schlüssel-Karteikarte und klicken Sie unten rechts in der Liste der Besitzer mit rechter Maustaste auf einen Eintrag. Im Popup-Menü finden Sie die Funktion „Quittung/Beleg drucken“.

Platzhalter in den Druckvorlagen

Folgende Variablen können Sie in Ihren RTF- oder Word-Dokumenten verwenden. Die meisten Platzhalter sind bereits in den mitgelieferten RTF-Vorlagen enthalten. Achtung: Bitte halten Sie sich genau an die exakte Schreibweise - ohne Umlaute und mit den direkt umgebenden Raute-Zeichen ohne Leerzeichen dazwischen. Sie müssen nicht sämtliche Platzhalter verwenden, z.B. können Sie auf die Anlage oder die Bemerkungen verzichten, wenn Sie diese nicht benötigen.

#Schluessel#	Name des ausgegebenen bzw. zurückgenommenen Schlüssels
#Identification#	Kennung (laufende Nummer) des o.g. Schlüssels
#Anlage#	Schließanlage, zu der der Schlüssel gehört
#Bemerkung1#	Wiedergabe des Bemerkungsfelds aus den Schlüssel-Stammdaten. Das mehrzeilige Bemerkungsfeld wird als eine zusammengefasste Zeile ausgegeben
#Bemerkung2#	Die Bemerkung, die bei der Ausgabe bzw. Rücknahme des Schlüssels in das Übergabeformular eingegeben wurde
#Datum#	Datum der Ausgabe bzw. der Rücknahme des Schlüssels
#Deadline#	Frist (Datum) zur Rückgabe des Schlüssels
#User#	Eingeloggter Benutzer, der den Schlüssel übergeben hat
#Person#	Empfänger des Schlüssels (Schlüsselbesitzer)
#PersonDept#	Feld „Abteilung“ des Schlüsselträgers
#PersonNumber#	Feld „Nummer“ des Schlüsselträgers
#PersonAddress#	Anschrift des Schlüsselträgers
#PersonPhone#	Telefon-Nr. des Schlüsselträgers
#PersonEmail#	E-Mail-Adresse des Schlüsselträgers
#PersonBuilding#	Gebäude des Schlüsselträgers
#KeyCount#	Anzahl der Schlüssel
#KeyType#	Typ des Schlüssels
#LockNumber#	Schließungsnummer des Schlüssels
#Doors#	Mehrzeilige Auflistung aller Türen, die sich mit dem Schlüssel schließen lassen
#Door#	Eine Tür, die sich mit dem Schlüssel öffnen lässt
#Building#	Ein Gebäude, in welchem der Schlüssel in eine Tür passt
#Cabinet#	Schlüsselschrank des Schlüssels
#Hook#	Haken-Nr. des Schlüssels im Schlüsselschrank
#ActionVerb#	Vorgangstätigkeit
#SeqNumber#	Laufende Nummer der Quittungen/Belege
#Subscriber#	Mandant der Datenbank
#Branch#	Filial-Nummer des Mandanten
#KeyTable#	gibt in der Ausleihübersicht die Tabelle der ausgegebenen Schlüssel wieder

Original-Vorlagen runterladen

In einigen Programmversionen 06-07/2009 ist die HTML-Vorlage für die Ausleihübersicht noch nicht enthalten. Laden Sie dann bitte diese ZIP-Datei Formular-HTML.zip herunter und extrahieren Sie die enthaltenen Dateien in Ihren Formulare-Ordner. Wählen Sie zudem bitte die neue Datei unter Bearbeiten > Ausdrucke konfigurieren aus.

Und falls Sie die ursprünglichen RTF-Dateien nochmal brauchen sollten, laden Sie bitte diese ZIP-Datei Formulare-RTF.zip herunter und extrahieren Sie daraus die benötigte Datei in Ihren Formulare-Ordner.