Unsere Software KEY-ORGANIZER (Download hier) ist eine Schlüssel- und Schließanlagenverwaltung, mit der Sie außer den Zylindern und Schlüsseln Ihrer Schließanlage(n), auch die Zutrittsberechtigungen der Personen abbilden können.

Aus einem Schließplan gehen die Zylinder und Türen (Montageplan/Aufmaß) und die Gruppenschlüssel mit ihren Schließmöglichkeiten hervor (Schließmatrix).

Wenn Ihnen zur Ihrer Schließanlage ein Schließplan (auch Schlüsselplan genannt) als Excel®-Tabelle vorliegt, können Sie diesen Plan über die Import-Funktion in den Key-Organizer einlesen. Sie ersparen sich somit die Handeingabe.

Menü: Datei > Importieren > Excel-Schließplan importieren

Wir haben den Key-Organizer für einige gängige Schließpläne verschiedener Schließanlagen-Hersteller vorbereitet, so dass viele Pläne vom Programm sofort richtig erkannt werden. Andere Pläne funktionieren generell auch, allerdings müssen die Spalten dann mit Rechtsklick auf eine Zelle definiert werden. Wir sind Ihnen dabei gerne behilflich, kostenlos!

Personen (Schlüsselträger) sind in Schließplänen nicht enthalten und werden idR. über eine zusätzliche Mitarbeiterliste importiert. Bei Interesse informieren wir Sie gerne über die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten regelmäßig automatisch mit dem Personalwesen abgleichen zu können (HRM-Systeme, Human Resource Management).

Speichern Sie die Schließplan-Datei zunächst unter einem anderen Namen, damit Sie gefahrlos darin arbeiten können. Stellen Sie dann in der Tabelle als Erstes sicher, dass alle Spalten sichtbar sind (Buchstaben-Nummerierung der Spalten prüfen), denn der Key-Organizer sieht und importiert auch ausgeblendete Spalten, was aber ggf. nicht gewünscht ist.
Prüfen Sie dann, ob Zellen verbunden sind. Lösen Sie verbundene Zellen bitte voneinander und sorgen Sie für einen einfachen, klaren Tabellenaufbau.
Entfernen Sie alle Spalten und Zeilen, die für den Import keine relevanten Informationen enthalten.

In Schließplänen ist es üblich, dass Zwischenüberschriften eingefügt wurden, um die Liste in Stockwerke zu unterteilen (manchmal auch in verschiedene Gebäude). Der Key-Organizer kann jedoch mit den Zwischenüberschriften nichts anfangen. Fügen Sie stattdessen bitte eine neue Spalte "Stockwerk" ein und schreiben Sie in jede(!) Zeile die zugehörige Etage, z.B. "EG" oder "1. OG". Die Zwischenüberschriften sollten Sie anschließend entfernen.

Der Key-Organizer versucht den Inhalt der Tabelle automatisch zu erkennen. Das funktioniert jedoch nur, wenn in der Tabelle aussagekräftige Spaltentitel verwendet werden, an denen sich das Programm orientieren kann.

Ein schlechtes Beispiel: Wir haben schon einige Tabellen gesehen, in denen eine Spalte mit "Schl." betitelt war. Das ist jedoch ungeeignet, weil es entweder SCHLüssel (Benennung), SCHLießungsnummer oder SCHLüssel-Anzahl bedeuten könnte.

Verwenden Sie deshalb zum Importieren folgende Titel (sofern die Spalten überhaupt vorhanden sind)

Legen Sie im Key-Organizer die Schließanlage zunächst namentlich an, siehe im Menü: Bearbeiten > Schließanlagen. Tragen Sie im Schließanlagen-Fenster die Bezeichnung der Schließanlage (z.B. die Schließanlagennummer) in ein freies Feld ein.

Außerdem sollte das Gebäude, in dem die betreffenden Türen sind, angelegt werden (bei mehreren Gebäuden hilfsweise vorerst das Gebäude mit den meisten Türen).

Wechseln Sie in den Sandkasten-Modus, wenn Sie den Import zum ersten Mal ausprobieren.

Öffnen Sie die Excel-Tabelle, die den Schließplan enthält, mit Excel oder OpenOffice.

Klicken Sie im Key-Organizer im Menü: Datei > Importieren > Excel-Schließplan importieren.

Im Importfenster klicken Sie "Daten aus geöffneter Excel-Tabelle übernehmen". Sie sehen die Daten anschließend im Key-Organizer-Fenster. Dort zeigen Ihnen die grün eingefärbten Spalten, ob und als was die Spalten erkannt wurden. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über eine Spalte fahren, wird Ihnen als Hilfetext angezeigt, als was der Key-Organizer den Inhalt erkannt hat.

Wenn Sie mit der Spaltenerkennung zufrieden sind, klicken Sie "Fortsetzen". Wählen nun noch die passende Schließanlage und das Gebäude. Letztlich klicken Sie "Import ausführen".

Nach dem Import sollten die Karteikarten "Schlüssel", "Türen", "(Schließ)Zylinder" und "(Schließ)Gruppen" gefüllt sein.
Bitte prüfen Sie an einigen Schlüsseln, ob die geschlossenen Türen (Schließungen) mit der Realität übereinstimmen.