KEY-ORGANIZER
Software zur Schlüsselverwaltung
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Key-Organizer Schlüsselverwaltungssoftware | Werbung

Papierlos mit Unterschriften-Pad

Seit Version 2021 erzeugt unserer Schlüssel­verwaltung „Key-Organizer“ die Übergabe­quittungen als PDF-Doku­mente. Die PDFs werden ge­spei­chert und mit den Schlüsseln und Personen ver­knüpft, so dass eine Quit­tung bei Bedarf wieder auf­ge­rufen werden kann.

Anstatt die Quit­tungen auszu­drucken und herkömm­licher­weise auf Papier unter­schreiben zu lassen, bietet sich nun zu­sätz­lich die Möglich­keit, Unter­schrif­ten digital in die gespei­cherten PDFs einzu­betten. Dadurch kann auf Papier­belege ver­zich­tet werden.

Unterschriften-Pads unterscheiden sich von Grafik­tabletts oder Handy-Displays da­durch, dass die spezi­ellen Pads während des Unter­schrei­bens auch die Andruck­kraft und den Zeit­verlauf er­fassen. Diese Zusatz­infor­mationen werden ver­schlüs­selt ins PDF über­tragen und mit einem Zerti­fikat ver­sehen. Dadurch handelt es sich um eine eIDAS-konforme, digi­tale Unter­schrift und nicht nur um ein bloßes Pixel­bild.

Der Stuttgarter Pad-Hersteller StepOver bietet Unter­schrif­ten-Pads „Made in Germany“ mit USB-Anschluss und pas­sender PDF-Signier-Software an.
Digitalisierung der Unterschrift
Signatur-Pad   Foto © StepOver GmbH

Ein Pad der Marke StepOver und die benö­tigte Signier­software können Sie über Aidex zum gleichen Preis wie beim Her­steller be­stel­len!

Die für die Pad-Verwendung erforderliche PDF-Software „eSignature­Office“ wird von unserem Schlüssel­verwal­tungs­programm auto­matisch ge­startet (ein­stell­bar) und zeigt am Bild­schirm sofort die Über­gabe­quittung an, die der Key-Organizer zuvor er­zeugt hat.

Der Signier­vorgang beginnt auto­matisch an der richtigen Stelle im PDF-Doku­ment. Somit kann der Vorgang inner­halb we­ni­ger Sekunden abge­schlos­sen sein - und ist dann ggf. sogar schnel­ler und unkom­pli­zierter als der Weg über einen Papier­aus­druck.

Das fertig unterschriebene PDF kann mit jedem belie­bigen PDF-Viewer dar­ge­stellt werden. Es kann im Key-Organizer aus der Proto­koll-Liste her­aus auf­ge­rufen werden (ver­knüpft mit Schlüssel und Person; siehe rechts: Daten­schutz).

Falls Sie bereits ein aktuelles Pad von StepOver be­sitzen, können Sie die Funk­tio­na­li­tät mit der Demo­version unse­res Key-Organizers zusam­men mit der Test­ver­sion von eSignature­Office aus­pro­bieren.

Achtung: Bei den günstigsten Pad-Modellen „naturaSign Mobile/Classic“ er­scheint keine Text­dar­stellung im Pad-Display! (abwei­chend von eini­gen Fotos auf der StepOver-Web­seite). Wir bieten des­halb seit 2022 standard­mäßig das mittlere Modell „Brilliance“ mit Doku­menten­dar­stel­lung an.

Die einfache Konfiguration (Pad+Software) gilt bei Instal­la­tion auf einem loka­len PC. Wenn die Soft­ware auf einem Server laufen soll (Citrix), wird für das Pad zu­sätz­lich eine TCP-Exten­sion be­nötigt sowie eine zu­sätz­liche eSignature­Office-Lizenz.

Wenn Sie bereits unser Programm Key-Organizer in einer Version vor 2021 nutzen, können wir Ihnen ein Update mit Rabatt an­bie­ten. Bitte schreiben Sie uns eine kurze E-Mail.

Bezüglich Datenschutz: Die IT-Abteilung des Verwen­ders muss sicher­stel­len, dass nur die­je­ni­gen Benutzer Zugriff auf die ge­spei­cher­ten Quit­tungen und die Verwal­tungs­soft­ware haben, die mit der Ver­wal­tung von Schlüsseln be­traut sind.
Datensicherung: Gegen den Verlust von Verwal­tungs­daten und elek­tro­ni­schen Doku­menten muss der Daten­ordner des Key-Organizers in eine Daten­sich­erung mit ein­be­zogen werden.
Das papierlose Büro durch die Digitalisierung der Verwaltung, hier mittels eigenhändiger Unterzeichnung als digitale Signatur auf elektronischen Dokumenten als Empfangsbeleg zu quittieren (mit Dokumentenverwaltung).