KEY-ORGANIZER
Software zur Schlüsselverwaltung
© 2021, Aidex GmbH
www.aidex.de
www.key-organizer.de
Key-Organizer Schlüsselverwaltungssoftware | Werbung

Papierlos mit Unterschriften-Pad

Ab März 2021 erzeugt die neue Programmversion unserer Schlüssel­verwaltung „Key-Organizer“ die Ausgabe­quittungen als PDF-Dokumente. Die PDFs werden gespeichert und mit den Schlüsseln und Personen ver­knüpft, so dass eine Quittung bei Bedarf wieder aufgerufen werden kann.

Anstatt die Quit­tungen auszu­drucken und herkömm­licher­weise auf Papier unter­schreiben zu lassen, bietet sich nun zusätz­lich die Möglich­keit, Unter­schriften digital in die gespei­cherten PDFs einzu­betten. Dadurch kann auf Papier­belege ver­zichtet werden.

Unterschriften-Pads unterscheiden sich von Grafiktabletts dadurch, dass die speziellen Pads während des Unter­schrei­bens auch die Andruck­kraft und den Zeit­verlauf er­fassen und diese Zusatz­infor­mationen ver­schlüsselt ins PDF über­tragen. Somit handelt es sich um eine digitale Unter­schrift (eIDAS-konform) und nicht nur um das bloße Abbild von Schrift.

Der Stuttgarter Pad-Hersteller StepOver bietet Unter­schriften-Pads „Made in Germany“ mit USB-Anschluss und mit passender Windows-Software zum Unter­schreiben von Doku­menten an. Jene Software „eSignature­Office“ wird von unserem Schlüssel­verwaltungs­programm auto­matisch ge­startet (einstell­bar) und zeigt am Bild­schirm sofort die Über­gabe­quittung an, die der Key-Organizer zuvor er­zeugt hat.

Der Signier­vorgang beginnt auto­matisch und an der richtigen Stelle im PDF-Doku­ment. Somit kann der Vorgang inner­halb we­ni­ger Sekunden abge­schlossen sein - und ist dann ggf. sogar schneller und unkom­pli­zierter als der Weg über einen Papier­ausdruck.

Das fertig unterschriebene PDF kann mit jedem beliebigen PDF-Viewer dar­gestellt werden. Es kann im Key-Organizer aus der Protokoll-Liste heraus aufge­rufen werden (ver­knüpft mit Schlüssel und Person; siehe rechts: Datenschutz).

Falls Sie bereits ein aktuelles Pad von StepOver besitzen, können Sie die Funktionalität mit der Demo­version unseres Key-Organizers (ab 2021-03) zusammen mit der Test­version von eSignatureOffice aus­pro­bieren.
Die Leihstellung eines Pads zum Testen können Sie bei Aidex per E-Mail erfragen.
 
Digitalisierung der Unterschrift
Signatur-Pad   Foto: StepOver GmbH


Ein beliebiges Pad der Marke StepOver und die benötigte Signier­software können Sie direkt beim Her­steller be­stellen, dessen guten Kunden­support wir hier gerne er­wähnen möchten. Abwei­chend von den Produkt­fotos auf der StepOver-Webseite er­scheint bei der PDF-Unter­zeichnung keine Text­darstellung im Pad-Display!

Folgende einfache Konfiguration gilt bei Installation der Software auf einem lokalen PC. Wenn die Software auf einem Server laufen soll (Citrix), wird für das Pad zusätzlich eine TCP-Extension benötigt sowie zusätzliche eSignatureOffice-Lizenzen.

• StepOver naturaSign Pad ca. 213 € inkl. MwSt.
• StepOver eSignatureOffice Software ca. 142 € inkl. MwSt.
• Aidex Key-Organizer ab Version 2021-03

Wenn Sie bereits unser Programm Key-Organizer in einer Version vor 2021-03 nutzen, können wir Ihnen gerne ein Update mit gutem Rabatt an­bieten. Bitte schreiben Sie uns eine kurze E-Mail.

Bezüglich Datenschutz: Die IT-Abteilung des Verwenders muss sicher­stellen, dass nur die­jenigen Benutzer Zugriff auf die gespei­cherten Quit­tungen und die Verwal­tungs­software haben, die mit der Ver­waltung von Schlüsseln be­traut sind.
Datensicherung: Gegen den Verlust von Verwaltungs­daten und elek­tronischen Doku­menten muss der Daten­ordner des Key-Organizers in eine Daten­sicherung mit einbe­zogen werden.
Das papierlose Büro durch die Digitalisierung der Verwaltung, hier die eigenhändige Unterzeichnung als digitale Signatur auf elektronischen Dokumenten (mit Dokumentenverwaltung).