Ab März 2021 erzeugt die neue Programmversion unserer Schlüssel­verwaltung „Key-Organizer“ die Ausgabe­quittungen als PDF-Dokumente. Die PDFs werden gespeichert und mit den Schlüsseln und Personen ver­knüpft, so dass eine Quittung bei Bedarf wieder aufgerufen werden kann.

Anstatt die Quit­tungen auszu­drucken und herkömm­licher­weise auf Papier unter­schreiben zu lassen, bietet sich nun zusätz­lich die Möglich­keit, Unter­schriften digital in die gespei­cherten PDFs einzu­betten. Dadurch kann auf Papier­belege ver­zichtet werden.

Unterschriften-Pads unterscheiden sich von Grafiktabletts dadurch, dass die speziellen Pads während des Unter­schrei­bens auch die Andruck­kraft und den Zeit­verlauf er­fassen und diese Zusatz­infor­mationen ver­schlüsselt ins PDF über­tragen. Somit handelt es sich um eine digitale Unter­schrift (eIDAS-konform) und nicht nur um das bloße Abbild von Schrift.

Der Stuttgarter Pad-Hersteller StepOver bietet Unter­schriften-Pads „Made in Germany“ mit USB-Anschluss und mit passender Windows-Software zum Unter­schreiben von Doku­menten an. Jene Software „eSignature­Office“ wird von unserem Schlüssel­verwaltungs­programm auto­matisch ge­startet (einstell­bar) und zeigt am Bild­schirm sofort die Über­gabe­quittung an, die der Key-Organizer zuvor er­zeugt hat.

Der Signier­vorgang beginnt auto­matisch und an der richtigen Stelle im PDF-Doku­ment. Somit kann der Vorgang inner­halb we­ni­ger Sekunden abge­schlossen sein - und ist dann ggf. sogar schneller und unkom­pli­zierter als der Weg über einen Papier­ausdruck.

Das fertig unterschriebene PDF kann mit jedem beliebigen PDF-Viewer dar­gestellt werden. Es kann im Key-Organizer aus der Protokoll-Liste heraus aufge­rufen werden (ver­knüpft mit Schlüssel und Person; siehe rechts: Datenschutz).

Falls Sie bereits ein aktuelles Pad von StepOver besitzen, können Sie die Funktionalität mit der Demo­version unseres Key-Organizers (ab 2021-03) zusammen mit der Test­version von eSignatureOffice aus­pro­bieren.
Die Leihstellung eines Pads zum Testen können Sie bei Aidex per E-Mail erfragen.