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KEY-ORGANIZER Software zur Schlüsselverwaltung © 2021, Aidex GmbH www.aidex.dewww.key-organizer.de |
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Key-Organizer Schlüsselverwaltungssoftware | Werbung Papierlos mit Unterschriften-Pad Ab März 2021 erzeugt die neue Programmversion unserer Schlüsselverwaltung „Key-Organizer“ die Ausgabequittungen als PDF-Dokumente.
Die PDFs werden gespeichert und mit den Schlüsseln und Personen verknüpft, so dass eine Quittung bei Bedarf wieder aufgerufen werden kann.
Anstatt die Quittungen auszudrucken und herkömmlicherweise auf Papier unterschreiben zu lassen, bietet sich nun zusätzlich die Möglichkeit, Unterschriften digital in die gespeicherten PDFs einzubetten. Dadurch kann auf Papierbelege verzichtet werden. Unterschriften-Pads unterscheiden sich von Grafiktabletts dadurch, dass die speziellen Pads während des Unterschreibens auch die Andruckkraft und den Zeitverlauf erfassen und diese Zusatzinformationen verschlüsselt ins PDF übertragen. Somit handelt es sich um eine digitale Unterschrift (eIDAS-konform) und nicht nur um das bloße Abbild von Schrift. Der Stuttgarter Pad-Hersteller StepOver bietet Unterschriften-Pads „Made in Germany“ mit USB-Anschluss und mit passender Windows-Software zum Unterschreiben von Dokumenten an. Jene Software „eSignatureOffice“ wird von unserem Schlüsselverwaltungsprogramm automatisch gestartet (einstellbar) und zeigt am Bildschirm sofort die Übergabequittung an, die der Key-Organizer zuvor erzeugt hat. Der Signiervorgang beginnt automatisch und an der richtigen Stelle im PDF-Dokument. Somit kann der Vorgang innerhalb weniger Sekunden abgeschlossen sein - und ist dann ggf. sogar schneller und unkomplizierter als der Weg über einen Papierausdruck. Das fertig unterschriebene PDF kann mit jedem beliebigen PDF-Viewer dargestellt werden. Es kann im Key-Organizer aus der Protokoll-Liste heraus aufgerufen werden (verknüpft mit Schlüssel und Person; siehe rechts: Datenschutz). Falls Sie bereits ein aktuelles Pad von StepOver besitzen, können Sie die Funktionalität mit der Demoversion unseres Key-Organizers (ab 2021-03) zusammen mit der Testversion von eSignatureOffice ausprobieren. Die Leihstellung eines Pads zum Testen können Sie bei Aidex per E-Mail erfragen. |
Ein beliebiges Pad der Marke StepOver und die benötigte Signiersoftware können Sie direkt beim Hersteller bestellen, dessen guten Kundensupport wir hier gerne erwähnen möchten.
Abweichend von den Produktfotos auf der StepOver-Webseite erscheint bei der PDF-Unterzeichnung keine Textdarstellung im Pad-Display! Folgende einfache Konfiguration gilt bei Installation der Software auf einem lokalen PC. Wenn die Software auf einem Server laufen soll (Citrix), wird für das Pad zusätzlich eine TCP-Extension benötigt sowie zusätzliche eSignatureOffice-Lizenzen.
• StepOver naturaSign Pad ca. 213 € inkl. MwSt.
• StepOver eSignatureOffice Software ca. 142 € inkl. MwSt. • Aidex Key-Organizer ab Version 2021-03 Wenn Sie bereits unser Programm Key-Organizer in einer Version vor 2021-03 nutzen, können wir Ihnen gerne ein Update mit gutem Rabatt anbieten. Bitte schreiben Sie uns eine kurze E-Mail.
Bezüglich Datenschutz: Die IT-Abteilung des Verwenders muss sicherstellen, dass nur diejenigen Benutzer Zugriff auf die gespeicherten Quittungen und die Verwaltungssoftware haben, die mit der Verwaltung von Schlüsseln betraut sind. Datensicherung: Gegen den Verlust von Verwaltungsdaten und elektronischen Dokumenten muss der Datenordner des Key-Organizers in eine Datensicherung mit einbezogen werden. |